普段は帳簿をみないで会計事務所に入力を任せていて、決算の時に現金残高が全然合わなくて驚いたことはありませんか？
会社のお金を立替えたら金額を把握する
ひとり社長の場合は、会社のお金を区別していない人も多いことでしょう。
本来であれば、会社のお金とプライベートのお金は分けたほうがいいに決まっています。しかし、実際は手間がかかるので厳密に区別していないことが多いものです。
そういう場合は自分が立替えた金額を大まかにでも把握して、その金額を会社の口座から個人の口座に移しましょう。金額が大きく違っていなければ、会社の現金の帳簿残高と実際の現金残高が大きくずれることはないはずです。
これが大きくずれていなければ、そこまで問題にしなくてもいいでしょう。
しかし、大きくずれている場合は大きな問題ですので、まずは原因を把握しましょう。
領収書をなくしている場合
お金がずれる理由として考えられるのは、領収書をなくしている場合や、そもそも領収書をもらい忘れている場合、領収書がでない場合などがあります。
社長が立替えた経費を計算するときに領収書で金額を計算することになるので、領収書をなくしてしまうとその分現金残高が合わなくなってしまうのです。領収書をもらい忘れた場合も同様です。
領収書が出ない場合は、出金伝票を記入するなどして記録を残しましょう。記録がなければ忘れてしまって現金残高が合わなくなります。
領収書をなくしたりもらい忘れるのは、金額があまり大きくない場合でしょうから、そこまで大きな問題にはならないと思います。まれに数十万円の領収書をなくされてしまう社長もいらっしゃいますが。
会社のお金をプライベートに使ってしまう
領収書をなくしたりといった場合は、会社のお金を会社のために使っているので管理の問題になります。管理をしっかりすれば、問題は改善されます。
しかし、会社のお金をプライベートに使っている場合は考え方の問題です。社長本人が、そもそも会社は自分のものだから問題ないだろうと思ってしまう人がいます。会社のお金は自分のものだから、何に使っても問題ないと考えるのです。
この場合は、考え方を変える必要があります。会社のお金は会社のために使わなければいけません。プライベートに使うお金は、社長が会社から役員報酬として支払われたお金を使わなければいけないのです。
当たり前のことと思われるかもしれませんが、意外にわかってない人が多いのが事実です。
会社のお金をプライベートで使ってしまう、しかも浪費癖のある人だと年間で数百万円ものお金のつじつまが合わなくなってしまいます。問題の解決が数年遅れると1,000万円単位にもなりかねません。遅くても、設立1期目の決算の時には気づいて考え方を変えるべきです。
まずは１か月試してみる
お金が合わなくなってしまう社長は、まずは1か月お金を合わせてください。3か月くらい続ければ、感覚が分かってくるようになると思います。厳密に残高を合わせなくても数字が大きくずれなければ、もう大丈夫でしょう。
その場合でも、大きくずれていないかの定期的なチェックは必ずするようにしてください。
