請求書の金額と入金された金額に差額がある場合は、内容を確認しよう

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請求した金額が入金された時は、請求金額と合っているかどうかを必ず確認するようにしましょう。

自分が請求した金額と、実際に振り込まれた金額に差額があることはよくあります。

差額の原因をしっかりと把握していればいいのですが、「何か引かれているのかなぁ」と思うだけで原因を確認しないのはまずいです。

差額の原因

差額の原因には下記のようなものがあります。

1.振込手数料

先方が振込手数料分を差し引いて振り込むことがあります。

振込手数料をどちらが負担するかは、お互いに話し合って事前に決めておくのがいいでしょう。

件数が多い場合は、振込手数料だけでもそれなりの金額になりますので、何も考えずに振込手数料を差し引いていいですよと言ってしまうことはやめましょう。

2.材料代などが相殺されている

取引先に対して、こちらが請求する金額と支払う金額の両方がある場合に、相殺されて入金されることがあります。

何かの材料などを支給してもらったり、建設業では、安全協力会費などが相殺されることがあります。

相殺されるものは、ケースによって様々ですので、内容の確認は欠かせません。

頻繁にそのような取引が発生するような取引先には、支払明細書などを作成してもらうなど、あらかじめ内容を確認できるようにしておきましょう。

3.検収日のずれ

こちらが締め日前に出荷した商品でも、取引先は締め日後に検収をしていることがあります。

取引先が自社の検収基準で支払いを行っている場合は、締め日後に検収された分の金額がずれることになります。

請求した方としては、請求書の金額と入金額がずれますので、管理は少し手間ですが、翌月にずれた分が確実に入金されるかどうかを必ず確認しましょう。

4.単純な間違い

単純に振込金額を間違えるということもあります。

この場合、先方が間違えたことに気づいていないことがありますので、入金された金額が違っていることに気づいたら、早目に先方に確認するようにしましょう。

金額の違いが少額であれば、次回の請求に加減算することでも問題ないでしょう。

会計処理

差額があった場合の会計処理を見ていきます。

1.振込手数料

売掛金10万円に対して、振込手数料324円が差し引かれて入金された場合の仕訳は以下のようになります。

普通預金   99,676   売掛金   100,000
支払手数料    324

2.材料代などが相殺されている

材料代が相殺されている場合

普通預金   450,000   売掛金   500,000
買掛金     50,000

材料代が、発生主義により計上されている場合は、相殺されている分を買掛金で処理します。

消耗品などで買掛金を計上していない場合は、消耗品費などの勘定科目を使用します。

その他引かれている内容に応じた勘定科目で処理をします。

安全協力会費は、金額を把握したいのであれば、「安全協力会費」という勘定科目を作成してもいいですし、諸会費などの勘定科目を使用してもいいでしょう。

また、安全協力会費は、消費税の課税取引になることも覚えておきましょう。

3.検収日のずれ

検収日のずれの場合は、特別な会計処理は発生しません。

ずれた分の金額だけ、売掛金の残高が残りますが、次回に入金されたときに消えますので、残っていて問題ありません。

4.単純な間違い

単純な間違いの場合も特別な会計処理は発生しません。

過入金の場合で売掛金の残高がマイナスになったとしても、期中であれば、マイナス残でも大きな問題はありません。

決算のときや、何らかの理由で外部に試算表を提出するときにマイナス残になっている場合は、前受金などの勘定科目に振替ましょう。

まとめ

請求した金額と、実際に入金された金額が違うことは珍しいことではありません。

差額の内容はすぐに確認すべきです。

差額の内容に応じて、会計処理もしなくてはいけないので、原因の把握は必須です。

先方が金額を間違えていたときに、随分と後になって問い合わせをすると、今更と思われたり、経理をしっかりとしていない会社なんだと思われてしまいます。

もし、以前から差額はあるけれど、原因を確認していなかったという場合は、早急に原因を把握するようにしましょう。

今までの会計処理が間違っていた可能性もありますし、回収漏れが発生していたかもしれません。

入金された金額の確認は、回収漏れを防ぐためにも有効です。

相手が支払いを忘れていたりすることもあるかもしれません。

ひどい場合は、言われなかったら払わないで済まそうと思っていることだってあるかもしれません。

請求書の発行は、請求金額がしっかりと入金されるまで管理することが大切です。

資金繰りにも影響を与えることがありますので、請求の都度毎回確認するようにしましょう。

【編集後記】

先日、営業車のFIAT500であるお店に行ったら、お店の方に話しかけられました。

お店の方は、最近FIAT500を買ったそうです。

FIAT500を営業車として使用していると、話のタネになるので、面白いです。

この文章を書いていて、「話のタネ」と「話のネタ」ってどっちが正しいのかなと思いましたが、どちらでもいいみたいですね。

ちなみに、新明解国語辞典には、「ネタ」は、「タネ」の倒語と書いてあります。


 

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