社歴があって後継者がいる会社こそ、事業承継の前に業務改善を検討しましょう

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30歳で会社を立ち上げてから数十年がたち、そろそろ事業承継のことを考えている経営者も多いことでしょう。

もし、会社の総務や経理の業務が昔のままだとしたら、後継者に引き継ぐ前に手で書く業務をなくすことを検討してみましょう。

主に、同族経営の中小企業向けに、大規模なシステムの導入などではなく、比較的簡単に取り入れられることを書いてみます。

手で書いているものがあれば、データにできないか検討してみましょう

社長が人を大事にしている会社であれば、従業員も社長と同じく年齢を重ねている人が多いでしょう。

そうなると、総務や経理の仕事が昔のままのやり方になっている会社も多いです。

社長が次の世代のことを考えるのであれば、社長が元気な今のうちに、仕事のやり方を次の世代の人がやりやすいように変えていきましょう。

まずは、手で書いていることをデータにしてみましょう。

タイムカード、給与明細、伝票、経費精算書、注文書、見積書、請求書、業務日報などなど。

今のやり方に慣れているベテランの従業員からの反発もあるでしょう。しかし、次の世代のために変えないと会社が生き残れないんだ、負の遺産を残してはダメなんだ、レガシー(未来への遺産)にしなければいけないんだと丁寧に説明しましょう。

今であれば、小池都知事の話を例に出すと話をしやすいかもしれません(笑) オリンピックで負の遺産を残したら、若い人が大変ですから。

このときに、社長やベテランの従業員だけでやるのではなく、後継者や若い従業員の意見を積極的に聞いてみましょう。若い人の中には、パソコンやエクセルに強い人がいるかもしれません。

パソコンに強い、エクセルに強いからといって、一部の若い人だけに頼るのもよくありません。まだ全体の業務を把握していない従業員に任せると、偏ったものができてしまう可能性があります。

ベテランと若手が意見を言い合って、以前からのいいところを引き継ぎながら改善を図りましょう。

ベテランの従業員にも納得して業務改善に取り組んでもらう必要があります。

このときにやってはいけないことは、一度紙に書いたものをデータに入力することです。これでは、書く作業が減らずに二度手間になります。紙に書かずに直接データに入力しましょう。

データにしてしまえば、加工することもできます。

会計ソフトはクラウドの時代

会計ソフトを使用しているにもかかわらず、紙の伝票を書いていた会社だと、何段階も一気に前に進むような感じですが、今はもう会計ソフトはクラウド会計が普通の時代です。

そして、自動取り込みができる取引も増えています。

預金取引については、自動で取り込んでしまえば、今までの入力時間がかなり少ない時間で済むようになります。残高なんて合っていて当然です。自動ですから。

紙の伝票も書かないし、会計ソフトに金額を入力することもありません。勘定科目もコンピュータに覚えさせれば、次回からは自動で入力されます。

クラウドの会計ソフトはまだ発展途中で、多少不便に思うところもあるかもしれません。

しかし、開発はかなり早いスピードで進んでいます。今から取り入れても問題はないどころか、早く導入したほうがいいでしょう。

「クラウドはセキュリティーが・・・」と思っている人もいるかもしれません。当然そのようなことは、クラウド会計を提供しているメーカーが考えています。セキュリティーに問題があるような会計ソフトを作ることはありません。そんなことがあれば、そのメーカーの会計ソフトを使用する人はいなくなり、メーカーは倒産してしまいます。セキュリティーはしっかりしていると思って大丈夫でしょう。

ただし、インターネットバンキングの使用は必須になります。パスワードの管理や、パソコン自体のセキュリティーには気を使う必要があります。その点は後継者が中心になって、しっかり取り組めば大丈夫でしょう。

まとめ

50代や60代の人でも、パソコンに入力することに慣れてしまえば、それほど苦にならないでしょう。パソコンは苦手だよという従業員もいるかもしれません。しかし、変わっていかなければ、会社が生き残れないという気持ちを持って、変えていきましょう。

何度も言いますが、会社が生き残るには、時代の変化に合わせて会社自体が変わっていく必要があるのです。

社長やベテランの従業員だけで、変えていこうとすると大変です。後継者や若い従業員、または専門家の力なども借りつつ、次の世代に向けて業務改善に取り組んでみてはいかがでしょうか。

【編集後記】

ボブ・ディラン氏のノーベル文学賞受賞には驚きました。世代というか、洋楽をあまり聞かなかったせいか、ボブ・ディランのことは名前くらいしか知りませんでした。村上春樹さんの作品に登場することは知っていましたが。それにしても、昨日から「風に吹かれて」をすでに何回も聴いたなぁ。

村上春樹さんがノーベル文学賞をとる日は訪れるのでしょうか。期待して待ちたいと思います。

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