会計ソフトの入力のしっぱなしはダメ!確認は必須です

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会計ソフトは、入力して終わりではありません。

入力したものが合っているかどうかの確認は必須です。

せっかく入力したデータが間違っていたら大変です。

利益や税金の額が変わってしまうかもしれないですし、経営の分析にも影響を与えます。

確認はポイントを押さえて効率よく

入力をした仕訳をひとつひとつ確認すると時間がかかります。

それよりは、ポイントを押さえて効率よく確認をしたほうがいいです。

大事なところ、数字の大きいところから確認するようにしましょう。

細かいところが違っていても、大きな影響はありませんが、大きく違っていたら、苦労して入力したデータが台無しです。

1.月別推移表で確認する

毎月発生するような取引であれば、月別推移表を見ることで入力がされているかどうかがわかります。

このときに、補助科目を使用すると補助科目ごとに月別の推移を見ることができるので、さらに便利です。

例えば、水道光熱費には、電気代、ガス代、水道代があるとします。

補助科目を使用しない場合には、水道光熱費の勘定科目の合計額だけを見ることになり、水道代の入力が漏れている月があったとしても、入力が漏れているのか、たまたま金額が少ない月だったのか、区別がつきません。

補助科目を使用すれば、電気、ガス、水道ごとに入力漏れに簡単に気づくことができます。

社会保険料は月末に引き落としになります。

引き落とし日に計上することにしていて、月末が土日の場合は、翌月初の引き落としになり、その月の社会保険料が計上されないことになります。

社会保険料が月末に引き落としにならないときだけ、未払計上すると毎月社会保険料が計上されることになります。

社会保険料が計上されていないことも、月別推移表を見れば、簡単にわかります。

しかし、本来、社会保険料は当月分が翌月末に引き落としになります。

当月に未払計上するのが正しい計上方法です。

毎月未払計上しておけば、引き落としが翌月初になっても、損益には影響ありません。

2.残高試算表で確認する

その月の残高試算表でも確認できることがあります。

例えば、借入金の返済が入力されているかどうかも、試算表で確認することができます。

借入金も補助科目をつけておけば、複数の借入金があっても大丈夫です。

貸借対照表で、資産や負債の残高に異常値があれば、何かおかしいなと気づくことができます。

損益計算書では、その月の売上総利益率や、営業利益率などを見ても異常値などに気づきます。

また、残高試算表を前年同月比で見ることも有効です。

例えば、毎年7月に賞与を出しているのであれば、前年の7月と比較することで、確認をすることができます。

3.総勘定元帳、補助元帳で確認をする

気になる勘定科目や補助科目は、総勘定元帳や補助元帳を見ることで確認できます。

総勘定元帳や補助元帳では、摘要欄を見ることができるので、勘定科目の間違いなどにも気づくことができます。

月別推移表や残高試算表は、入力漏れに気づきやすいのに対し、総勘定元帳や補助元帳は、内容の確認に役立ちます。

また、総勘定元帳や補助元帳では、消費税区分の確認もできます。

消費税区分は、あらかじめ勘定科目や補助科目に設定をしておけば、それほど気にしなくてもいいのですが、それでも、消費税区分を入力しなくてはいけない取引もあります。

まとめ

会計ソフトの入力をしたあとの確認方法について書いてみました。

会計ソフトを入力しても、確認をしなければ、データとしては心もとないです。

合っているかわからないですし、間違っていれば、経営の分析を読み違ってしまいます。

自分で入力したものを確認すると、他にもいいことがあります。

帳簿の仕組みがわかったり、数字に敏感になることができます。

なんでもそうかもしれませんが、やりっぱなしでは進歩しません。

自分で見直して確認することで前に進むことができます。

入力を見直すことによって、データも正確なものになりますし、試算表を読めるようにもなります。

さらには、会社の損益にも敏感になります。

いいことしかありません。

会計ソフトの入力をしたら、確認することを習慣にしましょう。

【編集後期】

今日は昨日に引き続いて千葉駅近くで仕事をしていたので、昨日気になった、松戸富田麺業の「つけざる」を食べました。

あっさりしているのですが、しっかりとした味がします。

つけざるも美味しかったのですが、個人的にはつけ麺の方が好きですね。

今日の体重 72.8kg(ダイエット開始から△3.7kg) お腹周り 89cm(ダイエット開始から7cm)


 

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