小規模企業や個人事業主であれば、会計ソフトの入力はシンプルにしたほうがいいです。
はじめはシンプルも何もわからずに入力すると思いますが、入力に慣れてくると、細かく入力したくなりがちです。
しかし、会計ソフトは細かく入力すればいいというものではありません。
入力にかかる手間と、得られる効果をよく考えてシンプルに入力するようにしましょう。
細かく入力しなくてはいけないのか
会計ソフトは細かく入力しなくてはいけないのかというと、そんなことはありません。
例えば、小売り業や飲食店が、お客様の売上を一人ずつ入力しなくてはいけないということではありません。
全て現金売上であれば、1日の売上合計を1つの仕訳で入力してしまって問題ありません。
もちろん、商品ごとだったり、部門ごとだったり、あるいは、時間帯ごとに金額を把握したい場合は、分けて入力します。
会計ソフトで自分が分析したい項目を分けて入力すればいいのです。
分析もしないのに、ただ分けて入力するのは意味がありません。
売上のデータは、他の物で分析するという人も多いと思いますが、会計データで分析できてしまえば、楽に分析できます。
細かい分析は、販売管理ソフトなどでするとして、会計ソフトでどこまで分析をするかを考えましょう。
摘要欄も必要以上に細かく入力する必要はない
摘要欄も、必要なことは入力すべきですが、必要のないことは入力する必要はありません。
支払い先が、東京電力やDOCOMOであれば、それ以上入力しなくても問題はないでしょう。
会計ソフトで入力する項目は、日付、勘定科目、金額、支払先又は入金先、内容です。
支払先で内容がわかる場合は、内容の入力を省略してしまっていいと思います。
支払先だけでは内容がわからない場合は、内容も入力しましょう。
ヨドバシカメラで、パソコンを買った場合に、ヨドバシカメラとしか入力しなかったら、何を買ったのかわかりません。
金額の大きいもの、イレギュラーなものは、丁寧に入力をしておかないと、後でわからなくなりますが、そうでないものは最小限の入力にとどめましょう。
細かすぎる分析もNG
会計ソフトでの経営分析は、経営の大きな課題を見つけるのに役立ちます。
しかし、細かすぎる分析はおすすめしません。
手間と時間ばかりかかって、効果が十分に得られないことが多いです。
例えば、飲食店が、会計ソフトで、晴れの日と曇りの日、雨の日ごとのデータがわかるように入力するとします。
これをやろうとすると、入力はかなり手間がかかります。
晴れの売上、曇りの売上、雨の売上を分けるだけでなく、それぞれの経費も分けて入力しなくてはいけません。
雨のち晴れとか、晴れのち雨の日はどうするかという問題も出てきます。
会計ソフトで分析するのが適当なものと、そうでないものがありますので、細かすぎる入力は厳禁です。
まとめ
性格にもよりますが、真面目な人、几帳面な人は、細かく入力をしたがる傾向にあると思います。
会計ソフトを細かく入力することによって、経営の分析に役立ち、会社の利益に貢献するのであれば、素晴らしいことです。
しかし、ただ性格的に細かく入力したいというのは、時間ももったいないですし、間違いも発生しやすくなります。
また、シンプルな入力であれば、間違いを発見しやすいです。
細かく入力をすると、あとでみたときに間違いを発見しづらいです。訂正するのも簡単ではありません。
クラウド会計などで、取り込めるものは取り込むようにすると入力する項目が少なくなります。
この場合は、入力する項目は少なくなりますが、摘要欄もきちんと入力されるので、おすすめです。
シンプルな入力で、最大限の効果が得られる入力を目指しましょう。
【編集後記】
お昼に、千葉駅の中の、松戸富田麺業でつけ麺を食べました。
どろどろのつけ汁はあまり好きではないのですが、ここのつけ汁は美味しいですね。
さすが、富田です。
食券を買ってから、つけざるというメニューがあるのに気づきました。次回は、つけざるにチャレンジしてみます。
今日の体重 72.6kg（ダイエット開始から△3.9kg） お腹周り 89cm（ダイエット開始から△7cm）
