会計ソフトは、ただ入力すればいいというものではありません。
入力の仕方によって、ただのデータになるのか、いきたデータになるのか、変わってきます。
会計ソフトで何をしたいのか
会計ソフトは、帳簿の作成のためだけに入力している。
とりあえず、利益がわかればいいという経営者もいるかもしれません。
しかし、せっかく入力するのですから、会計データを使って経営の分析をすることをおすすめします。
例えば、卸売業、小売業、サービス業を営んでいる会社が、売上や仕入の勘定科目を以下のようにしていたとします。
ケース１．売上は全て「売上高」、仕入は全て「仕入高」の勘定科目を使う
ケース２．卸売業、小売業、サービス業の売上、仕入ごとに、それぞれの勘定科目を使う
ケース３．卸売業、小売業、サービス業の売上、仕入ごとに、それぞれの補助科目を使う
ケース４．卸売業、小売業、サービス業の売上ごとに部門を設定する
ケース１
全ての売上と全ての仕入が、売上高、仕入高の勘定科目に入力されます。
会計データを見ただけでは、会社全体の売上高、仕入高、粗利しかわかりません。
この方法は、売上の種類ごとの粗利や粗利率がわからないので、あまりおすすめしません。
売上や仕入の種類が一つしかない会社であれば、もちろんこの方法で構いません。
ケース２
売上の種類ごとに勘定科目を分けると、残高試算表を見れば、売上の種類ごとの金額がわかります。
対応する仕入も種類ごとに勘定科目を分けることができれば、売上の種類ごとの粗利も計算できます。
残高試算表上に売上の種類ごとの粗利は、直接は書かれていませんが、計算すればわかります。
仕入については、勘定科目を分けるのが難しいというのであれば、売上だけでも勘定科目を分ける意味はあります。
ケース３
勘定科目は売上高１本にして、売上の種類ごとに補助科目を作成する方法もあります。
この方法だと、補助残高一覧表などを見ることにより、売上の種類ごとの数字を把握できます。
残高試算表で、売上の種類を見たいのであれば、おすすめはできませんが、補助科目で把握できればいいのであれば、この方法でも良いでしょう。
ケース４
勘定科目は、売上高１本にするが、売上の種類ごとに部門をつける方法です。
売上の種類ごとに部門を作成すると、売上や粗利だけでなく、営業利益まで売上の種類ごとに把握することができます。
しかし、営業利益まで把握するには、販売管理費まで、部門をわけなくてはいけないので、入力の手間が増えます。
小規模事業者であれば、部門を分けてまで売上の種類を管理する必要があるかどうかは疑問です。
何がわかって、何がわからないかを把握する
会計データで何がわかって何がわからないのかを把握しましょう。
そのうえで、自分が知りたい情報を得られるように入力します。
残高試算表を見ただけで、売上の種類ごとの数字を把握したいのかどうか、部門まで管理をしたいのか。
そして、残高試算表ではわからないことも多くあります。
残高試算表からはわからない数字は、その他の資料から分析をすることになります。
売上原価なのか、販売管理費なのか
粗利を把握するには、売上原価を把握しなければいけません。
商品仕入なら、売上原価にすることは誰でもわかるでしょう。
しかし、売上原価なのか、販売管理費なのか、判断に迷う場合もあります。
商品販売業の場合の包装紙や運賃などは、原価で処理している会社もあれば、販売管理費で処理をしている会社もあるでしょう。
自分の会社で、売上原価として把握するものの範囲をきちんと把握しておきましょう。
例えば、業界平均と比べる場合に、通常は売上原価にしないものを売上原価にしていると、粗利益率に影響を与えます。
もし、自分の会社では、これを原価に入れて把握したいというのであれば、同業他社と比較するときは、そのことをきちんと把握しておきましょう。
まとめ
会計ソフトでの経営分析について書いてみました。
会計ソフトを使っての経営分析は、入力方法次第で、とても有効なものになります。
しかし、年によって、原価にしたり、販売管理費にしたのでは、分析には役に立たないデータになってしまいます。
せっかく会計データを入力するのですから、経営の分析にいかせるような入力を心がけましょう。
【編集後記】
千葉ロッテは、今日も負けてしまいました。
早くも自力優勝が消えました。どうやったら勝てるのだろうか。
