会計データは入力したら終わりと思っている人もいると思います。
しかし、入力しっぱなしのデータは、間違っている可能性が高く信用度が著しく低いものになってしまいます。
会計ソフトの入力とチェックはセットで考えるようにしましょう。
チェックをするポイント
会計データを入力したら、チェック（確認）をする癖をつけましょう。
大抵の場合は、チェックをすることで間違いが見つかります。
チェックをするといっても、どうやればいいかわからないという人もいると思いますので、ポイントを書いてみます。
現金出納帳のチェックポイント
現金出納帳については、まずは現金の残高を管理しているかどうかということが大きなポイントになります。
現金の残高を管理しているのであれば、預金出納帳の残高と実際の現金残高が一致することを確認します。
現金の残高を管理していないのであれば、領収書などの入力が漏れていないかどうかを確認します。
当ブログでは、小規模企業の経営者や個人事業主の方を想定して書いています。
この場合、現金の残高を管理していないことも珍しくありません。
現金の残高を管理している場合で、現金出納帳の残高と実際の現金残高が合えば、入力もれはほとんどないと言えます。
現金の残高を管理していない場合で、領収書を入力している場合は、入力をした領収書にチェックマークを入れるなどすると、入力もれの確認がしやすくなります。
会計ソフトの伝票ナンバーを領収書にメモ書きする方法もありますが、そこまでするのは大変なので、チェックマークを入れるだけでもいいと思います。
現金の残高を管理していない場合は、領収書を失くしてしまうと経費がもれる可能性が高くなるので注意が必要です。
現金の残高を管理するのがベストなのですが、小規模企業の経営者や個人事業主の場合は、会社（事業）と個人の財布が完全には分かれていないことが多いので、絶対に残高を合わせなくてはいけないということはないと思っています。
預金出納帳のチェックポイント
預金出納帳は、口座ごとに残高をしっかりと合わせます。
現金と違って、通帳やインターネットで残高を確認出来ますので、こちらは必ず残高を確認するようにしましょう。
口座ごとにというのもポイントです。
口座ごとに、勘定科目や補助科目を設けるのが一般的です。
個人的には、口座ごとに補助科目を作るのがいいと思います。
もう一つポイントをあげるとすれば、確認をしやくするために、通帳と同じように入力することです。
例えば、通帳に1行で記載されているものは、預金出納帳でも1行で表示されるようにすると確認がしやすくなります。
例えば、通帳には100,432円の支払いが1行で記載されていて、内訳は買掛金が100,000円、振込手数料が432円だとします。
このときに、以下のように仕訳を入力すると、預金出納帳の確認がしやすくなります。
買掛金 100,000 普通預金 100,432
支払手数料 432
あくまでも、預金出納帳の確認がしやすいという観点でのポイントです。
売掛金、買掛金、未払金、預り金、借入金のチェックポイント
売掛金、買掛金、未払金、預り金、借入金については、残高を確認するようにしましょう。
入金期日が到来しているのに未収になっている売掛金がないか、支払期日が到来しているのに未払になっている買掛金などがないかを確認します。
預り金については、適正な残高になっているかを確認します。
例えば、源泉所得税を毎月納付していれば、残高は常に1か月分になりますし、納期の特例の適用を受けていれば、月によって何ヶ月分残っているのが適正かが変わります。
これられの勘定科目は残高があっていれば、入力は合っていることが多いでしょう。
これらの勘定科目にも補助科目をつけて管理すると、相手先ごとの残高が確認出来ていいと思います。
売上高、仕入高、その他の損益項目のチェックポイント
売上高、仕入高、その他の損益項目については、総勘定元帳、補助元帳、月別推移表で確認するといいでしょう。
売上高、仕入高については、総勘定元帳、補助元帳を作成しているのであれば、補助元帳で確認します。
全ての売上げとすべての仕入れが計上されているかを確認します。
その他の損益項目では、月別推移表を見るといいです。
毎月発生するはずの経費が毎月計上されているか、計上されていなければ入力がもれている可能性が高いですし、あるはずのないものが計上されていれば、入力が間違っている可能性が高いです。
もう少し余裕があるのであれば、総勘定元帳や補助元帳で、経費の二重計上がないかなども確認出来れば、なおよいでしょう。
まとめ
会計ソフトは入力をして、チェックをするかどうかで精度は著しく変わってきます。
特に自分で申告をする場合はチェエクは欠かせません。
入力が間違ったままでは、税額も間違ったものになってしまいます。
会計ソフトの入力をしたらチェックを行うということを忘れないようにしましょう。
チェエクのやり方がわからないと言いう人は、最低限のチェックのやり方を覚えるようにしましょう。
【編集後記】
昨日、娘は初めての予防接種を受けました。
わたしは行っていないのですが、予想通り大泣きしたそうです。
かわいそうですけども、仕方ないですね。
