マネーフォワードクラウドやfreeeでは、給与や社会保険料の仕訳を給与ソフトから会計ソフトへ連携させることができます。
もちろん、他にも連携できる会計ソフトは色々あると思いますが。
この連携は楽でいい面もあるのですが、確認や訂正には気を使います。
その仕訳はいつの分？
給与ソフトから会計ソフトへ仕訳を連携させます。
そうすると、当然会計ソフトでは自動で仕訳が作成されます。
このときにちょっと考えて頂きたいのが、その給与や社会保険料はいつの分のものかということです。
末締め翌月払いの給与であれば、恐らく締めた月に給与が計上されると思います。
社会保険料の場合も、締めた月に法定福利費が計上されるでしょう。
給与や法定福利費の相手勘定科目は、未払金になることが多いでしょう。
例えば、5月31日締め、6月10日支払いの給与であれば、5月31日に給与と社会保険料の発生の仕訳が計上されます。
末締め翌月払いの場合は、これでほとんど問題ありません。
給与は5月分が、5月に計上されるので大丈夫です。
社会保険料は、原則として、当月分を翌月支給の給与から徴収します。
そして、会社が社会保険料を支払うのも翌月です。
ということは、5月分の社会保険料は6月に支給する給与から徴収します。
会計ソフトに5月に計上される給与は6月に支給しますから、これで問題ありません。
法定福利費も6月に支払う5月分が5月に計上されるので、こちらも問題ありません。
では、15日締めの25日払いのときはどうでしょうか。
ここでは、会計データは月単位に作成することとし、日割りまでは考えないとします。
5月15日締め、5月25日払いを例に取って説明します。
会計ソフトでは、5月15日に給与と社会保険料が仕訳として作成されます。
この時に徴収している社会保険料は4月分です。
ということは、4月分の法定福利費が5月に計上されることになります。
会計データを注意深く見ないと、このことは見逃してしまう可能性があります。
社会保険料は、翌月徴収で、会社が支払うのも翌月です。
普通に連携されると、会計データでは、締め日と支払日によって、1ヶ月分ずれて仕訳が作成される可能性があります。
また、社会保険料は原則として翌月徴収ですが、中には当月徴収をしている会社もあるかもしれません。
その場合には、給与ソフトの調整が必要になることも考えられます。
もちろん、原則通り、翌月徴収に変更できるのであれば、それがいいと思いますが。
ちなみに、しっかりと確認はしていませんが、人事労務フリーでは、社会保険料の当月徴収には対応していないみたいです。
先ほど、会計データを月単位で作成すると言いましたが、末締めでない場合は、それだと正確ではありません。
小規模企業の場合、そこまで厳密に会計データを作成する必要があるかというと、そうでもないと思います。
ここでいう厳密にとは、15日締めの場合に、会計ソフトに計上される給与を当月分の1日から末日までの分にするかということです。
そうではなく、前月16日から当月15日分を当月の給与として計上している会社の方が多いと思われます。
そもそも、給与ソフトから会計ソフトへ連携させる場合に、日割りを考慮することができるものがあるのかどうかはわかりません。
一般的には、月単位で作成するということなんだと思います。
もちろん、決算のときは日割りで計算するのが通常です。
源泉所得税
源泉所得税は、支払った際に徴収をします。
ですから、末締め翌月10日払いの場合は、翌月10日に源泉所得税が発生するのが正しい処理になります。
5月31日締め、6月10日支払いを例に取ると、本来であれば、6月10日に源泉所得税（預り金）が発生します。
しかし、給与ソフトから連携させている場合、5月31日の給与の発生時の仕訳で預り金も発生させていることが多いと思います。
この場合に何が問題かというと、源泉所得税は支払い時に徴収し、徴収した翌月10日までに納付しなくてはいけません。
6月10日の給与の支払い時に徴収した源泉所得税は7月10日までに納付します。
しかし、会計データ上は、5月に預り金が計上されますので、会計データで源泉所得税の納付の確認をする際には注意が必要になります。
年末調整でも同様のことが言えます。
年末調整は、1月から12月に支払った給与をもとに計算します。
末締め翌月支払いのときは、会計データ上は、2月から翌年1月に計上された給与が対象になります。
この辺りの違いも頭に入れておきたいところです。
まとめ
マネーフォワードクラウドやfreeeを使っていて、給与ソフトと会計ソフトを連携させると、入力が楽になります。
しかし、会計ソフトを見て、訂正したいと思ったら、給与ソフトの設定を変更しなくてはいけなかったり、そのやり方を知らなくてはいけなかったりします。
そもそも、変更ができないということもあります。
また、月がずれることもあります。
これは給与ソフトだけでなく、請求書作成ソフトや、経費精算ソフトでも同じことが言えます。
連携は便利だけれども、会計データの確認や訂正には気を使うということは知っておいた方がいいでしょう。
【編集後記】
昨日の千葉ロッテマリーンズは、オリックスに勝利をプレゼントされたようなものでした。
1イニングに3つのエラー、しかも、どれもそれほど難しいプレーには見えませんでした。
さらに、インフィールドフライになったのでアウトにはなりましたが、サードフライも落球していました。
以前の試合でも、マリンスタジアムで大城が平凡なセカンドフライを落球していたような気がします。
オリックスはマリンスタジアムが苦手なのでしょうか。
ちなみに、昨日のマリンスタジアムは、マリンスタジアムとしてはほぼ無風と言っていいような天候でした。
自分が応援しているチームにあんなプレーをされたら、泣くか、怒りがこみあげてくるかのどちらかですね。
あきれてしまうかもしれませんが。
