毎月の試算表を翌月の5日までに作成する4つのポイント

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会社を経営していたら、通常は、会社の業績を把握するために試算表を毎月作成します。

その試算表は、翌月のなるべく早い日に作成できたほうがいいです。

翌月の5日くらいに作成できていればいいのではないでしょうか。

それより早くできるのであれば、早くできるにこしたことはありません。

では、試算表を早く作成する4つのポイントを書いていきます。

1.ネットバンキングを利用する

通帳を見て会計ソフトに入力するのでは、記帳をしていなければ入力できません。

記帳をするためにATMに行く時間も必要になります。

ネットバンキングを利用すれば、通帳の動きがリアルタイムでわかります。記帳をするためにATMに行く必要もありません。

クラウド会計であれば、自動で取り込まれるため、残高は自動で合います。

ネットバンキングを利用していれば、預金の入力は末日に終わらせることができます。

遅くとも、1日にはできてしまうでしょう。

2.締め日を末日にする

売上、仕入、給与、その他の経費などの締め日を末日に揃えると、処理が楽になります。

売上は、会社で把握できるので早目に入力できると思います。

仕入やその他の経費は、請求書が来るのが遅いようであれば、会社で把握している数字で概算の数字を入力すれば、問題ありません。

従業員の経費精算も、月末締めにして、翌月1日か2日には、経理部門に経費精算書などが届くようにルールを決めておきます。

取引先との関係で末日以外の締め日を変えることができない場合は、概算で入力するか、数字が小さいのであれば、翌月に計上することも検討しましょう。

例えば、20日締めの21日から月末までの分の数字が少額であれば、翌月に計上するということです。

常に、前月21日から当月20日分が計上されることになりますが、少額であれば、毎月の試算表を見るうえでは問題ないでしょう。

決算の時には、締め後分を計上します。

3.毎月発生する光熱費などの経費は、支払った時に計上する

工場や店舗などで光熱費の金額が大きい場合を除くと、光熱費は金額もそれほど大きくない、あるいは、毎月同じような金額が計上されます。

光熱費や通信費の明細書を待っていると、遅くなってしまうので、支払った時に経費に計上するようにしましょう。

支払った時に計上すれば、明細書を待つ必要もありません。

決算の時だけ、未払い計上をすれば問題ないでしょう。

4.他部署の協力を得る

売上、仕入、給与、経費精算など、経理部門だけが頑張っても、試算表を早く作成することはできません。

他部署にも協力を得ることが大切です。

場合によっては、ルール作りから始める必要もあります。

経理部門の力だけでは決められない場合は、経営陣の力も借りることになります。

そもそも、早く試算表を作成するのは、経営のためですからね。

まとめ

毎月の試算表を翌月5日までに作成するためのポイントを書いてみました。

ネットバンキングの利用とか、締め日を末日にするなどの仕組みを作ることが大切です。

そして、他部署からの協力を得ることも必須です。

経理部門だけでやるのではなく、会社全体として協力して試算表を早く作成しましょう。

試算表を早く作成する目的は、会社の状況をいち早く把握して、経営判断に活かすことです。

経営判断にそれほど影響を与えないような項目は、正確性よりも早さを重視しましょう。

概算で計上できるものは、概算額でも問題ないのです。

請求書や明細書を待つ必要はありません。

ただし、経営の判断に影響を与える数字が大きく違っていては、逆効果です。

細かいところを気にし過ぎるのは良くありませんが、間違った経営判断をしてしまうような試算表を作成することは問題外です。

ポイントを押さえたうえで、早く試算表を作成し、経営判断に活かしていきましょう。

今回は、従業員のいる会社を前提に書きましたが、一人社長であれば、翌月1日に作成することも可能でしょう。

【編集後記】

ポテトチップスの販売休止が話題になっていますが、阿闍梨餅も、原材料の丹波大納言小豆の不作が原因で減産するとのことです。

こういうニュースを聞くと、逆に食べたくなるんですよね。

今日の体重 74.2kg(ダイエット開始から△2.3kg) お腹周り 91cm(ダイエット開始から△5cm)


 

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