確定申告の時期ですので、MFクラウド確定申告を利用してデータを作成している人も多いでしょう。
MFクラウド確定申告では、預金口座や、クレジットカード、AMAZONなどを連携させてしまえば、入力は楽になります。
しかし、現金支払いの経費の入力や、連携させていない預金取引の入力には手間がかかります。
そこで、使用したいのが、MFクラウド確定申告が提供している「取引明細」というエクセルのテンプレートです。
「取引明細」は入力項目が少なくていい
「取引明細」は、以下の手順でダウンロードします。
ホーム画面の「データ連携＞新規登録」をクリックします。
次に、画右下のエクセルに手入力した取引明細の下の「インポート」をクリックします。
続いて、画面真ん中左側の「テンプレートダウンロード」をクリックすると、ダウンロードできます。
この「取引明細」は、エクセルを見るとわかる通り、入力項目が少ないのが特徴です。
上部の、事業所名や勘定科目、部門、補助科目などは入力しなくても大丈夫です。
日付と摘要、金額だけ入力します。
金額は、入金だったら借方の欄に、出金だったら貸方の欄に入力します。
勘定科目を入力しなくていいので、簿記のわからない人でも入力できます。
「取引明細」のインポート
架空のデータを入力してみました。
このように、摘要欄には、取引先や内容を入力します。
これなら、簿記の知識は必要ないですよね。
そしてこのエクセルを取り込みます。
先ほどと同じく、「データ連携＞新規登録」から、エクセルに入力した取引明細をインポートします。
インポートするときに、勘定科目を「現金」として、登録先帳簿を「現金出納帳」とします。
預金取引の場合は、勘定科目が「普通預金」となり、補助科目で口座を選択します。登録先帳簿は「預金出納帳」とします。
こんな感じで取り込まれますので、問題がなければ、そのまま「保存」をクリックします。
保存をすると、登録の画面に変わります。
この状態で、MFクラウド確定申告が勘定科目を推測しています。
字が小さく見づらくて申し訳ないのですが、この段階での科目の推測の精度は、そこまで高くはありません。
例えば、「セブンイレブン 文房具」が、新聞図書費になっていたり、「郵便局 収入印紙」が新聞図書費になったりしています。
1度目は少し手間がかかりますが、勘定科目を訂正しましょう。
しかし、2度目からはMFクラウド確定申告が学習します。
例えば、同じエクセルをもう一度インポートしてみます。
先ほどと違うのが、おわかりでしょうか。
1回目は、勘定科目の左に雲のマークがついていたのですが、2回目に取り込んだものにはありません。
雲のマークは、MFクラウド確定申告が推測した勘定科目ですが、2回目は自動ルールが作成されているので、雲のマークが消えています。
「セブンイレブン 文房具」は、消耗品になっていますし、「郵便局 収入印紙」は租税公課になっています。
摘要欄の入力を自分で一定の規則性を持って入力すれば、次回からは勘定科目は自動的に入力されるのです。
自動仕訳ルールの編集
「自動で仕訳＞連携サービスから入力」の画面で「自動仕訳ルール」をクリックすると、自動仕訳ルールが表示されます。
例えば、郵便局では切手を買うこともありますし、収入印紙を買うこともあります。
更に、切手や収入印紙はコンビニなどでも買うことができます。
例えば、摘要欄が「郵便局 収入印紙」でも、「セブンイレブン 収入印紙」でも、勘定科目は租税公課にして欲しいのです。
この場合は、自動仕訳ルールの、「取り込まれた入出金明細」を、「収入印紙」に変更し、さらに、その下の「完全一致」を「部分一致」に変更します。
そうすると、次回からは収入印紙を、セブンイレブンで買っても、ファミリーマートで買っても、「租税公課」で取り込まれます。
このときに、上記のように、摘要には「収入印紙」と表示され、その下に「元の摘要「ファミリーマート 収入印紙」と表示されますので、そこをクリックすると、摘要が元の「ファミリーマート 収入印紙」に変わります。
まとめ
クラウド会計ソフトの現金取引の入力は、全部自動で取り込みというわけにはいきません。
しかし、MFクラウド確定申告の場合、テンプレートにあるエクセルの「取引明細」を利用することで、日付、摘要、金額だけ入力すれば、取引を入力することができます。
クラウド会計ソフトの場合は、入力することを最小限にしたいので、このようにして入力する項目を減らすようにしましょう。
最初のうちは、自動仕訳ルールの設定に少し時間がかかります。
AIは、まだ完全ではありませんので、人間の方がAIを利用するつもりで設定してあげましょう。
ネットバンクを利用していない人でも、この「取引明細」を利用することで、少ない入力で、普通預金の取引を入力することができます。
ネットバンキングの利用に抵抗がある人は、試してみるといいでしょう。
【編集後記】
昨日は、確定申告の自書説明会で25人程度の前で、1時間半ほど説明しました。
独立してからは、大勢の前で大きな声で話すことがなかったので、久しぶりにいい経験をしました。
たまには、人前で話すのもいいものですね。
