MFクラウドの自動仕訳ルールは便利な機能です。
一度登録した明細は、二度目以降は自動で勘定科目や補助科目が選択されます。
複数行の仕訳を登録することもできます。
しかし、自動仕訳ルール自体も自動で作られるので、知らないうちに自動仕訳ルールがどんどんできてしまって、自動仕訳ルールの管理ができないという状態になりがちです。
今回は自動仕訳ルールのメンテナンスについて書いてみます。
部分一致を使う
MFクラウドの自動仕訳ルールでは、明細が完全に一致した場合にルールが適用されることがデフォルトになっています。
しかし、完全一致の場合、明細が少しでも違うと新たな自動仕訳ルールが作成されてしまうという問題が発生します。
そこで、部分一致という機能を使います。
例えば、2月に「NTT東日本 ご利用料金 02ガツブン」という明細があったとします。
この明細は、勘定科目を「通信費」、補助科目を「NTT東日本/事務所」で仕訳をするとします。
この場合、3月に「NTT東日本 ご利用料金 03ガツブン」という明細が発生した場合、このままでは、2月に作成された自動仕訳ルールが適用されません。
明細が完全には一致しないからです。
そこで、明細の完全一致ではなく、部分一致に設定します。
取り込まれた入出金明細を「NTT東日本」にして、その下の部分を「部分一致」にします。
さらに摘要欄は空白にしてください。ここを空白にしないと、「NTT東日本 ご利用料金 02ガツブン」が毎月摘要欄に表示されてしまうことになります。
これで、次からは明細に「NTT東日本」という言葉が入っていると、この自動仕訳ルールが適用されることになります。
同じような自動仕訳ルールが何個も作られることなく済みます。
電話代や電気代、ガス代などでこのような明細がありますので、同じ様に設定します。
他には、ETCなどでも、この方法を使えます。
ETCの場合も、明細に利用区間が表示されますので、完全一致だと自動仕訳ルールが適用されません。
この場合も、取り込まれた入出金明細を「ETC」として、部分一致にすれば、自動仕訳ルールが適用され、余計な自動仕訳ルールが新たに作成されることはなくなります。
クレジットカードや預金明細で、毎月出てくる取引であるにもかかわらず、毎回明細が完全に一致しない場合は、「部分一致」で対応しましょう。
モバイルSuicaの場合は、明細に「入〇〇 出〇〇」と表示されますので、部分一致ではなくて、前方一致を使うと便利です。
金融機関をモバイルSuicaにして、取り込まれた入出金明細を「入」、前方一致にして自動仕訳ルールを作成します。
こうすれば、モバイルSuicaで電車に乗るたびに、新たな自動仕訳ルールが作成されずに済みます。
自動仕訳ルールとして保存しないのも手
預金明細やクレジットカードの明細を自動で取り込み、登録をすると、自動仕訳ルールが作成されます。
しかし、自動仕訳ルールを作成しないこともできます。
Amazonや楽天など、通販サイトを自動で取り込んでいる場合は、商品名まで明細で取り込まれます。
ですから、Amazonや楽天を取り込むと、ほぼ毎回違う明細になり、その都度自動仕訳ルールが作成されることになります。
一度しか買わない物について自動仕訳ルールを作成する必要はありません。
Amazonや楽天の明細の場合は、自動仕訳ルールを作成しない方がスマートです。
仕訳を登録する画面で「自動仕訳ルールとして保存」にチェックマークが入っていますので、そのチェックマークを外して登録をすれば、自動仕訳ルールが作成されません。
ここで話が終われば簡単に聞こえますが、そんなに簡単なことではありません。
この「自動仕訳ルールとして保存」のチェックマークは、最初の画面では表示されていません。
「詳細」をクリックして初めて表示されます。
取引ごとに「詳細」をクリックして「自動仕訳ルールとして保存」のチェックマークを外すのは結構面倒です。
連携させるサービスごとに、「自動仕訳ルールとして保存」をするかどうかをあらかじめ設定できるようになればいいなと思います。
そうすれば、Amazonや楽天を取り込むときは、「自動仕訳ルールとして保存」されないようにしておけばいいことになります。
現時点では、自動仕訳ルールを作成しないのは面倒なので現実的ではないかもしれません。
自動仕訳ルールを見て確認する
「自動仕訳→連携サービスから入力」の画面で、右上の「自動仕訳ルール」をクリックすると、今までに登録された自動仕訳を確認することができます。
定期的に、自動仕訳を確認することをおすすめします。
登録された自動仕訳を見て、部分一致にした方がいいと思うものがあれば、部分一致に訂正します。
また、Amazonや楽天などの自動仕訳ルールは削除してもいいでしょう。
まとめ
MFクラウドにおける自動仕訳ルールのメンテナンスについて書いてみました。
自動仕訳ルールは便利なものですが、MFクラウドに全部任せていても使い勝手は良くなりません。
自分でメンテナンスをした方が使い勝手が良くなります。
自動仕訳ルールを定期的にメンテナンスしている人の方が少ないと思いますが、メンテナンスをしてこそ、MFクラウドを使いこなしているとも言えます。
登録された自動仕訳ルールを確認したことがないという人は、是非今後は、定期的に確認してメンテナンスをしてみましょう。
MFクラウドが今までよりも使いやすくなります。
最後に、余計な自動仕訳ルールがあるからといって、入力が不便になることはほとんどありません。余裕のある人や、自動仕訳ルールを使いこなしたいと思っている人は、余計な自動仕訳ルールを削除してみてもいいかもしれません。
【編集後記】
今日は、なぜかお酒のカタログが送られてきました。
特にお酒が好きという訳でもないし、通販でお酒を買った訳でもありません。
手当たり次第に送っているのでしょうか。
しかし、300ページもあるカタログを手当たり次第に送っているとも思えません。
不思議な感じです。
