会計データをある程度入力した後に、勘定科目や税区分を一度に訂正する必要が生じることがあります。
こういったときに便利な機能が、MFクラウドでは「一括編集」であり、弥生会計では「一括置換」です。
ちなみに、弥生会計では弥生会計18から一括置換ができるようになりました（おそらく）。
これらの機能を使うと、多くの修正を一度に行うことができます。
例えば、昨年まで「消耗品費」で処理をしていたものが、今年は入力担当者が変わり、「事務用品費」という勘定科目で処理をしていたとします。
勘定科目の使用に継続性がないと、前期比較表などを見たときに分析がやりづらくなります。
そこで、期中に事務用品費で処理していたものを一度に消耗品費に直したいというようなことが起こります。
勘定科目だけでなく、補助科目や消費税区分にも注意する
一括編集や一括置換の設定では、勘定科目の他に、補助科目や消費税区分にも気を使う必要があります。
補助科目を使用している場合は、勘定科目だけの訂正だけでは終わりません。
消費税の課税事業者であれば、消費税区分も重要です。
例えば、期中に切手代を「租税公課」という勘定科目で入力してしまっていた場合に、一括で「通信費」に訂正するとします。
租税公課の消費税区分は、元々対象外に設定されています。
この場合に、MFクラウドの一括編集で、勘定科目だけチェックマークを入れて訂正をすると、全て消費税区分が対象外の「通信費」に編集されてしまいます。
収入印紙を「通信費」で処理をしていて、これを「租税公課」に一括編集するときも同じようなことが起こります。
MFクラウドの一括編集の際は、税区分にもチェックマークを入れて、訂正後の正しい消費税区分を入力するようにしましょう。
「事務用品費」を「消耗品費」に変えるような編集の際は、消費税区分も変わらないので、税区分にチェックマークを入れる必要はありません。
対して、弥生会計の一括置換では、ちょっと違った形になっています。
「置換後の科目設定に合わせて税区分を再設定する」にチェックマークを入れることができます。
先ほどの例で言うと、上記のチェックマークを入れて「租税公課」を「通信費」に一括置換すれば、元々通信費という勘定科目には課税仕入という消費税区分が設定されているので、消費税区分も自動的に、対象外から課税仕入れに置換してくれます。
画面でも出てきますが、注意点として税区分を再設定した場合は、金額も再計算されます。
どういうことかと言うと、例えば、売上や仕入の金額を、請求書を見て本体価格と消費税を別々に手で入力していたとします。
この場合、端数処理の関係で、弥生会計に税込の数字を入力して、消費税が自動計算される場合と数字が異なることがあります。
こういったときに、消費税が再計算されるので、元々の金額と数字が変わってしまうことがあります。
細かいことなので、あまり気にする必要はないかと思いますが、念のため、知っておいた方がいいでしょう。
もし、このことが気になるような入力をしている場合は、おまけとして注意することがあります。
ある会計ソフトの会計データを違う会計ソフトにコンバートする際も、同じようなことが起こる可能性があります。
特に、MFクラウドで他社ソフトのデータ移行を行う場合は、再計算しない方法が選べないと思うので、注意しましょう。
まとめ
MFクラウドの一括編集や、弥生会計の一括置換は、勘定科目や補助科目、消費税区分をまとめて訂正したい場合などに、大変便利な機能です。
しかし、中途半端に使うと間違ったデータになってしまう可能性があります。
特に、消費税区分には要注意です。
また、これらの機能を1年のうちに何回も使うようでは、最初に入力したデータは何だったのかということになります。
何回も一括編集や、一括置換をしていると、本当にこのデータは正しいのかということにもなりかねません。
一括編集や一括置換をしないで会計データができあがるのであれば、それに越したことはありません。
一括編集や一括置換は、万が一のときの訂正のための機能だと思って、普段から正しく入力することを心がけましょう。
【編集後記】
少し前の千葉ロッテに関する記事で、勝率5割が遠いと書きましたが、昨日勝って借金1の状態です。
今日勝って何とか勝率5割になって欲しいところです。
最近ちょっと気になるのが、ロッテは5位なのに、今シーズンは好調のように言われることです。
ロッテが好調みたいなことを聞くたびに「5位だし！」と思ってしまいます。
決して調子がいい訳ではありません。
調子が良ければ、少なくてもAクラスにいなくてはおかしいです。
庭の桃がだいぶ色づいていたので一つ食べてみました。
桃の味はしましたが、まだ早かったみたいです。
もう少し大きくなって欲しいんですけどね。
