それでも紙に印刷してチェックをすることがある

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税理士の仕事は、会計データや申告書などチェックをすることが多いです。

以前は、このチェックという作業は紙に出力して行うのが当たり前でした。

わたしは、パソコンの画面上でチェックを行っています。

勤務時代からパソコンの画面上でチェックを行っていたので、もう5年以上になります。

しかし、今でも紙でチェックすることはあります。

画面上でチェックを行うメリット

画面上でチェックを行うメリットはいくつかありますが、一番は紙に出力しなくていいということです。

紙はかさばりますので、印刷しなくていいことは大きなメリットです。

さらに、チェックの内容を残しておきたい場合もデータとして残すことができます。

わたしの場合は、Docuworksというソフトを使っています。

Docuworksであれば、気になったことについてメモ書きもできますし、チェックマークをつけることも簡単にできます。

あとで振り返るときには便利です。

また、チェック以外にも資料として残すことも簡単です。

紙を資料として残すとかなりの場所を使いますので、この点でも優れています。

画面上でチェックを行うデメリット

画面上でチェックを行う場合の一番のデメリットは目に負担がかかるということでしょう。

特に、慣れていない場合は、目の疲れが半端ないです。

わたしも画面上でチェックをやり始めた当初は目の疲れに苦しみました。

慣れてくると、目の負担は少しやわらぎます。

画面でチェックをする場合は、ディスプレイは複数で、さらにある程度以上の大きさがあった方がいいです。

わたしは、24インチのディスプレイを2つ使っています。

24インチだと、ディスプレイの大きさという点では、不満はありません。

24インチを超えるディスプレイは使ったことがないので、何インチがベストかと言われると困るのですが、自分で使ってみてちょうどいい大きさを見つけるのがいいのではないでしょうか。

まとめ

画面上でチェックを行うと、紙に印刷しなくていいのでかさばりません。

チェックをしたものをデータで残すこともできます。

大きめのディスプレイを2つ使うことで目の負担も少なくすることができます。

しかし、そうは言っても紙でチェックをしているものもあります。

これは紙の方が見やすいと思ったときは紙に印刷してチェックをしています。

紙の方がいいと思っているのに、画面にこだわりすぎても、仕事の効率を考えるとよくありません。

紙の方がいい場面では紙を使います。

具体的には、ページをまたいでチェックをするものが多いときは紙の方が優れています。

そのあたりは柔軟に考えて対応しています。

新しいものが優れていれば新しいものを使えばいいし、古いものが優れているのであれば、古いものを使えばいいのです。

技術の進歩で、画面でも紙と同じように、あるいは紙以上に画面の方がみやすいというようになったときは、紙でのチェックが完全になくなるかもしれません。

【編集後記】

今日は事務所の近くで、500円で定食が食べられるコスパのよいお店を発見。

また行ってみたいと思います。


 

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