今までの処理を変えるときは丁寧にした方がいい

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このブログでよく、時代や環境の変化に合わせて自分も変わっていかなければいけないというようなことを書いています。

新しいお客様の話を聞くと、経理面でもその処理は変えた方がいいと思うことがよくあります。

この処理で問題になったことないよ

税理士が変更になったときや、担当が変わったときによく言われることに「今まではこの処理で何も言われなかったよ」ということがあります。

これは、前の税務調査だったり、前の税理士や担当者だったりに何も言われなかったということでしょう。

わたしからすると、たまたま税務調査で指摘されなかっただけ、前の税理士は大きな影響はないと判断して言わなかっただけ、実は前の担当者が後で直していただけ、とか思ったりします。

そういうことはよくあることなので、通常は驚くこともありません。

前の税理士や担当者に気を使いながら、今後どうするかを話し合います。

たまに、お客様自信も違うんじゃないかなと思いつつも、前の税理士が大丈夫と言ったからというようなことを聞くこともあります。

しかし、前の税理士の話を直接聞いた訳ではありませんので、お客様が勘違いをしている、あるいは自分の都合のいいように考えているケースもあります。

過去のことよりもこれからの処理が大切なので、あくまでも今後のことを考えて良いと思う処理をするようにします。

このときに、すぐに改善提案を聞き入れてもらえることもあります。

そういった場合は、その他の点についても改善した方がいいと思うことがあれば、提案しやすくなります。

結果として、どんどんいい方向に進んでいく可能性が高いです。

変えることに抵抗があると難しい

今までのやり方を変えたくないという人も結構多くいます。

こういった場合は、今後の仕事をスムーズに進めることが難しくなります。

過去のやり方に合わせてやることは難しいことではありません。

しかし、そのやり方が一昔前のやり方で、今ではもっと効率的なやり方があったり、二度手間が発生していることも多いものです。

少し時間をかけてでも説明をして、変えることに了承を頂ければ良いのですが、そうもいかないことがあります。

大抵の場合は、そのやり方にしているのには理由があります。

その理由を把握しないで、ただ「変えましょう」と言っても逆効果です。

お客様は、一層頑なになってしまいます。

普段経理の人と話をしている場合は、経理の人に決定権がない場合もあります。

なぜそのやり方になっているのか、なぜそのやり方に拘っているのかを丁寧にヒアリングして改善できるかどうかの検討が必要です。

まとめ

今までのやり方がよくなかったからと言って、単にやり方を直せばいいという訳にはいかないことがあります。

今までのやり方を否定されると、否定された側は気分がよくありません。

しかも、相手はお客様です。

相手に気を使いながら、改善をしてもらえるように丁寧に説明をします。

また、今までのやり方にしている理由がわからないと、改善したはいいけれど、別の問題が発生することがあります。

そのときになって、そのために今までのやり方をしてたんだと初めて気づくこともあります。

これをやってしまうと、こっちの信頼度が下がってしまうので、改善は丁寧にやる必要があるのです。

最終的には、改善がお客様と自分の双方にとって良いことなんだと言うことをわかってもらい、お互いが納得して改善できるようにするといいでしょう。

【編集後記】

営業車の自動車保険の更新手続きをしました。

3年目になるので車両保険を外すと、保険料が半分ほどになりました。

保険で補償の範囲をどうするかは難しい問題ですね。


 

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